Shareholder's Meeting

The duties of the Shareholders’ Meeting are similar to those found in the majority of listed Italian banks. Specifically, the Shareholders’ Meeting:

Independent Auditors

The Shareholders’ Meeting appointed the firm RECONTA ERNST & YOUNG S.p.A.to perform the external statutory audit of the individual annual financial statements and Group consolidated annual financial statements, as well as the limited audit of the half-yearly financial report of Banca IFIS S.p.A. until to 31 December 2022.

Board of Statutory Auditors

The appointment of members of the Board of Statutory Auditors is regulated by the Articles of Incorporation and takes place based on lists presented by shareholders. Each list consists of two sections: one for candidates for the office of standing statutory auditor and the other for candidates for the office of substitute statutory auditor.

The Board of Statutory Auditors consists of three standing statutory auditors and two substitute statutory auditors. The standing statutory auditor elected from the minority list is declared Chairman of the Board of Statutory Auditors.

The Board of Statutory Auditors supervises:

The Board of Statutory Auditors ascertains, in particular, the adequate coordination of all the functions and structures involved in the Internal Audit System, including the Independent Auditors in charge of the audit, promoting, if necessary, the appropriate corrective measures.

The Board of Statutory Auditors informs the Board of Directors of any failings and irregularities it has found, asks for the adoption of appropriate corrective measures and verifies their effectiveness over time.

Chairman

The Chairman chairs and directs the works of Shareholders’ Meetings and of the Board of Directors, and arranges for the Directors to be provided with adequate information on the items on the order of business.

Board of Directors

The company is managed by a Board of Directors composed of between five and fifteen members, elected by the Shareholders’ Meeting. The members remain in office for a period not exceeding three years, established at the moment of appointment, and their term expires on the date of the Annual Shareholders’ Meeting convened to approve the annual report for the last year of their office.

The appointment of Directors is based on lists, presented by the shareholders, in which the candidates are listed progressively and the number of candidates cannot exceed the number of Directors to be elected.

The Board of Directors is responsible for all the powers of ordinary and extraordinary administration, excluding those that, by law, lie within the competence of the Shareholders’ Meeting. Aside from duties that are not delegable by law, the Board of Directors is exclusively responsible for resolutions regarding:

Supervisory Committee

The Supervisory Committee is a collective body formed by members of the Board of Directors, chosen from among the non-executive Directors, and the Internal Auditing Officer.

The Supervisory Committee is called on to carry out the functions of an internal body with autonomous powers of initiative and control as set out in Italian Leg. Decree 231/2001.

In carrying out its duties under Leg. Decree 231/2001 the Committee is called on to carry out the following activities:

Internal Auditing Officer

Since mid 2006 the position of Head of the Internal Auditing Function as a staff department of the Board of Directors has been held by the manager Ruggero Miceli. The mission assigned to this Function by the relevant regulation approved by the Board of Directors also includes verification that the Internal Audit and the Risk Management System appears complete, adequate, functional and reliable.

The Internal Auditing Officer is not responsible for any operational area. The positioning of the Internal Auditing Function in the corporate organizational chart as a staff department of the Board of Directors, as well as assuring its independence – in conformity with the Bank of Italy’s directives and with sector best practice – facilitates the appropriate exchange of information with the Risk Management and Internal Control Committee, Board of Statutory Auditors and, in general, with corporate bodies and officers.

The main activities carried out by the Internal Auditing Office over 2014 concerned, to varying degrees according to the level of risk involved, both the Parent company (Banca IFIS S.p.A.) and the controlled companies (IFIS Finance Sp. z o.o.).

The Internal Auditing Office collaborated with BDO Sp. z o.o., delegating them to carry out auditing activities at the Polish subsidiary.

Committee for Appointments

The Committee for Appointments is a committee within the Board of Directors of Banca IFIS S.p.A., the Parent company of the Banca IFIS Group.

It is composed of at least 3 members chosen from the non-executive members of this Board of Directors, the majority of whose members being independent.

The Committee members are the Director Divo Gronchi (independent and non-executive) as Chairman, the Director Roberto Diacetti (independent and non-executive) and the Director Beatrice Colleoni (independent and non-executive).

The Committee has the role of assisting the Board of Directors and other corporate bodies in the following processes:

Furthermore, this Committee:

The Chairman of the Committee reports to the Board of Directors on activities carried out, at the first convenient meeting.

Chief Executive Officer

The Body assigned a management function has been identified in the person of the C.E.O. The General Manager participates in the management function

The Board of Directors can nominate a C.E.O. from its members, fixing his/her management powers.

The Chief Executive Officer is responsible for carrying out the resolutions of the Board of Directors, also with the support of the Corporate Headquarters.

In urgent cases, the C.E.O. can deliberate any business or operation that does not fall strictly under the Board of Directors’ competence, immediately informing the Chairman and advising the Board of Directors at the first Board of Directors’ Meeting that follows.

The Board has delegated to the Chief Executive Officer powers regarding human resource management, the granting and use of credit, treasury and spending management, and has set limits to such powers.

Committee for Remuneration

The Committee for Remuneration is a committee set up within Banca IFIS S.p.A.’s Board of Directors, parent company of the Banca IFIS banking group.

The Bank’s Committee for Remuneration is formed of at least three members chosen from among the non-executive directors on the Parent company’s Board of Directors, most of which being independent.

It is made up of the Board Member Simona Arduini (independent and non-executive) as Chairman, the Board Member Beatrice Colleoni (independent and non-executive) and the Board Member Luca Lo Giudice (non-indipendent and non-executive).

This Committee has the following duties, to:

The Committee evaluates the suitability, overall consistency and the solid application of Group remuneration policies at least once a year. The Committee reports on its activities to the Parent company’s Board of Directors and its Shareholders during General Meetings with the same minimum frequency.

Corporate Accounting Reporting Officer

The Corporate Accounting Reporting Officer sets adequate administrative and accounting procedures for the formation of the company’s financial statements, the consolidated financial statements and all other financial communication and carries out other functions envisaged by the law.

General Manager

Management, saving matters for which the Board has exclusive authority and/or powers not delegated by the Board of Directors, is performed by Top Management (consisting of the C.E.O. and General Manager). The General Manager is head of personnel and carries out his assignment respecting the powers given to him by the Board of Directors. The General Manager participates in Board of Directors’ Meetings in an advisory role.

Risk Management and Internal Control Committee

The Board has set up a Risk Management and Internal Control Committee (ex-Internal Audit Committee) within the Board itself, formed by three independent, non-executive directors and one non-independent, non-executive director.

The Committee expresses its prior opinion to the Board of Directors on the following:

The Risk Management and Internal Control Committee is also obliged to give its prior approval (binding) on the appointment and dismissal of the Internal Auditing Officer and the allocation, by the Board of Directors, of the necessary resources for him/her to carry out his role in a suitable manner.

The Risk Management and Internal Control Committee, in assisting the Board of Directors:

As regards transactions with related parties and/or connected parties, the Risk Management and Internal Control Committee, solely the independent directors, also performs the functions attributed to it by the Board, as governed by the "Procedure" in force.

Assemblea

I compiti dell’Assemblea sono allineati a quelli rinvenibili nella maggior parte delle banche italiane con azioni quotate. In particolare l’Assemblea:

Società di revisione

L’Assemblea degli azionisti ha conferito alla società Ernst & Young S.p.A. l’incarico di revisione contabile del bilancio d’esercizio e del bilancio consolidato di Gruppo nonché di revisione contabile limitata della relazione semestrale di Banca IFIS S.p.A. fino all’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2022.

Collegio sindacale

La nomina dei componenti del Collegio Sindacale è disciplinata dallo statuto e avviene sulla base di liste presentate dagli azionisti. Ogni lista si compone di due sezioni: una per i candidati alla carica di sindaco effettivo, l’altra per i candidati alla carica di sindaco supplente.

Il Collegio Sindacale è composto di tre sindaci effettivi e due supplenti. E' dichiarato Presidente del Collegio Sindacale il sindaco effettivo eletto dalla lista di minoranza.

Il Collegio Sindacale vigila:

Il Collegio Sindacale accerta, in particolare, l’adeguato coordinamento di tutte le funzioni e strutture coinvolte nel sistema dei controlli interni, ivi compresa la società di revisione incaricata del controllo contabile, promuovendo, se del caso, gli opportuni interventi correttivi.

Il Collegio Sindacale segnala al Consiglio di Amministrazione le carenze ed irregolarità eventualmente riscontrate, richiede l’adozione di idonee misure correttive e ne verifica nel tempo l’efficacia.

Presidente

Il Presidente, presiede e dirige i lavori delle Assemblee e del Consiglio di Amministrazione, provvedendo affinché sulle materie poste all’ordine del giorno vengano fornite a tutti i Consiglieri informazioni adeguate.

Consiglio di Amministrazione

E’ composto da cinque a quindici membri, eletti dall'Assemblea. Essi durano in carica per il periodo, non superiore a tre esercizi, stabilito all'atto della nomina, e scadono alla data dell’Assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo all’ultimo esercizio della loro carica.

La nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione avviene sulla base di liste presentate dagli azionisti; i candidati sono elencati in ordine progressivo e sono comunque in numero non superiore al numero massimo di componenti previsto statutariamente (quindici).

Al Consiglio spettano tutti i poteri di ordinaria e straordinaria amministrazione, esclusi soltanto quelli che la legge riserva tassativamente all'Assemblea.

Oltre alle attribuzioni non delegabili a norma di legge, sono di esclusiva competenza del Consiglio di Amministrazione le delibere riguardanti:

Organismo di Vigilanza

L’Organismo di Vigilanza è un organismo collegiale formato da membri componenti il Consiglio di Amministrazione scelti tra gli Amministratori non esecutivi, un consulente esterno e il Responsabile dell' Internal Audit.

L’Organismo di Vigilanza è chiamato a svolgere le funzioni dell’organismo interno dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo di cui al D.Lgs. 231/2001.

Nello svolgimento dei suoi compiti ex D.Lgs. 231/2001 l’Organismo è chiamato a svolgere le seguenti attività:

L’Organismo, in relazione ai compiti che è chiamato a svolgere di cui al D.Lgs. 231/2001:

L’Organismo, fatte salve le competenze delle singole strutture della Direzione Generale, ha altresì una funzione consultiva e propositiva affinché la Banca si sviluppi nell’ambito dei criteri di eticità. In particolare ha il compito di:

Funzione Internal Audit

Dalla metà del 2006 il dirigente rag. Ruggero Miceli ricopre l’incarico di Responsabile dell’Internal Audit, unità collocata in staff al Consiglio di Amministrazione. Nella mission attribuita all’Internal Audit dal relativo regolamento approvato dal Consiglio di Amministrazione rientra tra l’altro la verifica che il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi risulti completo, adeguato, funzionale ed affidabile.

L’Internal Audit non è responsabile di alcuna area operativa.

Il collocamento dell’Internal Audit nell’organigramma aziendale in staff al Consiglio di Amministrazione, oltre ad assicurare l’indipendenza dell’unità organizzativa stessa, in coerenza con le indicazioni della Banca d’Italia e con le best practice di settore, facilita l’opportuno scambio informativo con il Comitato Controllo e Rischi, il Collegio Sindacale e, in generale, con gli organi e gli organismi societari.

L’Internal Audit si è avvalso della collaborazione di BDO Sp. z o.o. per lo svolgimento da parte di quest’ultima di attività di audit sulla controllata polacca.

Comitato Nomine

Il Comitato Nomine è un comitato interno del Consiglio di Amministrazione di Banca IFIS S.p.A., capogruppo del Gruppo bancario Banca IFIS.

Il Comitato Nomine è composto da almeno 3 membri scelti tra i componenti non esecutivi del Consiglio di Amministrazione della Capogruppo, la maggioranza dei quali indipendenti.

È composto dal Consigliere Divo Gronchi (Indipendente e non esecutivo) con l’incarico di Presidente, dal Consigliere Roberto Diacetti (Indipendente e non esecutivo) e dal Consigliere Beatrice Colleoni (Indipendente e non esecutivo).

Il Comitato svolge funzioni di supporto al Consiglio di Amministrazione e agli altri organi societari nei seguenti processi:

Il Comitato inoltre

Il Presidente del Comitato riferisce al Consiglio di Amministrazione sull’attività svolta in occasione della prima seduta utile.

Amministratore Delegato

L’Organo con funzione di gestione è stato individuato nell’Amministratore Delegato. Alla funzione di gestione partecipa il Direttore Generale.

Il Consiglio nomina tra i suoi membri un Amministratore Delegato e ne fissa i poteri gestori.

All'Amministratore Delegato spetta curare l'esecuzione delle deliberazioni del Consiglio di Amministrazione, anche avvalendosi della Direzione Generale.

In caso di urgenza l’Amministratore Delegato può assumere deliberazioni in merito a qualsiasi affare od operazione non riservati all’esclusiva competenza del Consiglio di Amministrazione, informandone immediatamente il Presidente e dandone comunicazione al Consiglio in occasione della prima riunione successiva.

Il Consiglio ha delegato all’Amministratore Delegato, predeterminandone i limiti, poteri in materia di gestione del personale, erogazione e utilizzo del credito, tesoreria, gestione delle spese e attività di investimento in partecipazioni.

Comitato Remunerazioni

Il Comitato Remunerazioni è un comitato interno del Consiglio di Amministrazione di Banca IFIS S.p.A., capogruppo del Gruppo bancario Banca IFIS.

Il Comitato Remunerazioni della Banca è composto è composto da almeno 3 membri scelti tra i componenti non esecutivi del Consiglio di Amministrazione della Capogruppo, la maggioranza dei quali indipendenti.

È composto dal Consigliere Simona Arduini (Indipendente e non esecutivo) con l’incarico di Presidente, dal Consigliere Beatrice Colleoni (Indipendente e non esecutivo), dal Consigliere Luca Lo Giudice (non indipendente e non esecutivo).

Al Comitato spettano i seguenti compiti:

Il Presidente del Comitato riferisce al Consiglio di Amministrazione sull’attività svolta in occasione della prima seduta utile.

Il Comitato inoltre valuta almeno una volta all’anno l’adeguatezza, la coerenza complessiva e la concreta applicazione delle politiche di remunerazione del Gruppo e riferisce all’Assemblea dei soci della Capogruppo sull’attività svolta; all’Assemblea dovrà quindi essere presente il Presidente o almeno un componente del Comitato.

Dirigente Preposto alla Redazione dei Documenti Contabili Societari

Il Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili societari predispone adeguate procedure amministrative e contabili per la formazione del bilancio d’esercizio, del bilancio consolidato e di ogni altra comunicazione di carattere finanziario e svolge le altre funzioni previste dalla Legge.

Direttore Generale

La funzione di gestione, fatte salve le materie di esclusiva competenza consiliare e/o i poteri non delegati da parte del Consiglio di Amministrazione, è svolta dall’Alta Direzione (composta dall’Amministratore Delegato e dal Direttore Generale).
Il Direttore Generale è il capo del personale della Società ed esercita le proprie attribuzioni nell’ambito dei poteri conferiti dal Consiglio di Amministrazione.
Il Direttore Generale partecipa alle riunioni del Consiglio di Amministrazione con funzioni consultive.

Comitato Controllo e Rischi

Il Consiglio di Amministrazione ha costituito nel proprio ambito un Comitato Controllo e Rischi formato da quattro consiglieri indipendenti e non esecutivi.

Il Comitato formula il proprio parere preventivo al Consiglio di Amministrazione in ordine:

Con riferimento alla nomina e revoca del responsabile della funzione di internal audit e all’attribuzione di risorse adeguate all’espletamento delle responsabilità dello stesso da parte del Consiglio di Amministrazione, il Comitato Controllo e Rischi è tenuto a fornire il proprio preventivo parere favorevole (vincolante).

Il Comitato Controllo e Rischi nell’assistere il Consiglio di Amministrazione:

Con particolare riferimento ai compiti in materia di gestione e controllo dei rischi, il comitato svolge funzioni di supporto all’organo con funzione di supervisione strategica:

Il Presidente del Comitato Controllo e Rischi riferisce al Consiglio di Amministrazione, alla prima riunione utile, sull’attività svolta, sull’eventuale attivazione dell’autonomia finanziaria nonché sull’adeguatezza del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi. Il Presidente del Comitato, laddove necessario, valuta l’opportunità di eventuali ulteriori forme di rendicontazione

In materia di operatività con parti correlate e/o soggetti collegati il Comitato Controllo e Rischi, composto da soli amministratori indipendenti, svolge inoltre le funzioni allo stesso attribuite dal Consiglio di Amministrazione così come disciplinate nell’ambito della vigente “Procedura”.